◈행사기획자 

▷하는 일

행사기획자는 전시회, 박람회, 시사회, 엑스포, 컨퍼런스, 세미나, 포럼, 정기총회, 국제회의, 축제, 판촉행사, 시상식, 개막식 등 각종 행사를 기획하고 조직하며 진행한다. 이들 중 전시회나 박람회를 기획하는 경우 전시기획자로, 컨퍼런스, 세미나, 포럼 등의 회의를 기획하는 경우 회의기획자로, 문화행사나 개막식 혹은 이벤트 등을 기획하는 경우 이벤트기획자로 불린다. 행사기획자는 기업체나 정부 및 공공기관, 지자체 등의 행사를 맡아 기획하고 진행하는 것이 대부분이지만 직접 행사를 주최하는 경우도 있다. 행사기획자는 하나의 행사를 진행하기 위해 일반적으로 ‘행사기획 → 사전준비 → 마케팅 → 행사 진행 및 운영 → 사후관리’와 같은 일련의 과정을 수행한다. 먼저 행사의 콘셉트 및 주제를 선정하고 참가 가능한 기관이나 사람에 대한 조사, 국내외 시장 조사, 규모 및 장소의 선정, 예산안 등을 작성한다. 기획안이 마련되면 의뢰자를 상대로 프레젠테이션을 하는데, 일반적으로 의뢰자는 공개경쟁을 시켜 여러 행사기획업체 중 하나의 업체를 선정하기 때문에 이 단계에서 좋은 평가를 받아야 행사를 진행할 수 있다. 의뢰자로부터 선정되어 일을 시작하게 되면 행사를 위한 본격적인 사전준비와 마케팅을 수행한다. 안내 자료나 홈페이지 제작 등 사전 홍보자료를 만들고 행사의 무대, 조명, 음향을 설치한 다음, 행사 콘셉트에 가장 잘 맞는 진행자나 출연자 혹은 관련 업체를 선정해 섭외하고 관련 단체나 기관에 협조를 요청한다. 이 때 행사가 짜임새 있게 진행될 수 있도록 다양한 프로그램을 만들어야 한다. 행사 며칠 전에는 동선에 따라 리허설을 진행하면서 행사 기간에 실수가 발생하지 않도록 꼼꼼히 점검한다. 행사진행요원들을 교육하며 사전연습을 통해 행사의 미비한 사항들을 체크하는 것은 물론 행사 당일에는 수많은 진행요원을 적재적소에 배치하고 안전을 확인하는 등 전반적인 행사과정을 총감독하고 지휘한다. 행사를 완료한 후에는 잘된 점과 그렇지 않은 점, 문제점을 짚어보고, 꼼꼼히 평가하여 개선방안을 마련하는 등 차기 행사를 준비하는 것으로 전 과정을 마무리한다. 오프라인 행사나 전시와 별개로, 혹은 전용사이버전시관을 두는 곳도 있는데 이 경우에도 행사기획자가 사이버상의 전시기획을 하고 웹디자이너가 이를 반영하여 구현하는 작업을 한다. 

▷근무 환경

행사 일정에 따라 근무 시간은 유동적이며 불규칙한 편이다. 특히 행사준비 기간이나 행사 중에는 정해진 출퇴근 시간이 없는 편이고 주말에 근무하기도 한다. 하나의 행사를 기획해서 운영하려면 짧게는 3개월 정도 소요되고 길게는 6개월에서 1년 정도가 소요된다. 행사가 끝나면 얼마간의 긴 휴가가 주어지기도 한다. 기획 단계에서는 주로 사무실에서 일하지만, 본격적인 행사준비가 시작되거나 행사기간 중에는 현장에서 보내는 시간이 더 많다. 행사 당일에는 행사장을 떠날 수가 없어 식사 시간을 놓치거나 간단히 식사하는 경우가 많다.

▷되는 길

|   교육 및 훈련   | 일반적으로 행사기획자로 종사하기 위해서는 전문대학 이상의 학력을 요구하는 곳이 많은 편이며, 관련 학과로 이벤트학과, 이벤트기획학과, 이벤트연출학과 등이 있다. 그러나 행사기획 업무는 실무 경력이 중요하기 때문에 실제 현장 진행요원으로 활동하여 다양한 행사를 기획하고 운영한 경험이 업무수행에 더 도움이 되는 편이다. 행사기획사에 입사해도 처음에는 일정기간 스태프로 활동하며 소품담당, 섭외, 현장 진행 등의 일을 하게 된다. 따라서 행사기획자가 되기 위해서는 행사가 있을 때마다 뽑는 진행요원에 참가해 경험을 쌓는 것이 필요하다.

▷관련 학과 : 광고이벤트학과, 컨벤션이벤트학과, 이벤트연출과, 신문방송학과, 광고학과, 연극영화학과, 호텔경영학과 등

▷관련 자격 : 컨벤션기획사 1급/2급(한국산업인력공단)

| 입직 및 경력개발 | 광고대행사의 이벤트 부서에 취업하거나 이벤트 전문회사 혹은 행사기획사, 전시 및 행사 전문기획업체 및 컨설팅업체, 호텔 등의 숙박업체에 취업할 수 있다. 규모가 큰 회사는 정기적으로 공개채용을 하지만 대부분은 수시채용을 선호하며, 중소규모 업체의 경우는 관련 분야의 경력자를 선호한다. 채용 시 학력이나 자격요건보다 창의성, 독창성, 임기응변능력, 기획력 등 행사기획자로서의 자질과 지식을 측정하는 면접이 중요하다. 관련 회사에 신입사원으로 입사하면 1~2년간 스태프의 구성원으로 소품담당, 섭외, 하청업체 관리, 현장 진행 등의 일을 하게 되며, 이후 일정기간 행사기획 보조나 조연출 등의 역할을 수행하다가 차츰 행사기획 업무를 맡게 된다. 행사기획자로 경력을 쌓고 영업력이 있으면 프리랜서로 활동하거나 1인기업을 창업하기도 한다. 이때 기획은 행사기획자가 담당하고 시공은 별도의 조직이나 인력에 의뢰하여 작업한다. 

▷적성 및 흥미

행사를 참관하는 사람이나 행사를 의뢰한 사람들이 좋아할 만한 행사를 구성하고 운영하기 위해서는 소비자나 클라이언트의 마음을 읽어내는 능력이 필요하다. 의뢰자와의 의견충돌이나 일의 추진 중에 발생할 수 있는 문제를 해결하고 원만하게 일을 진행할 수 있는 의사소통능력, 대인관계능력, 순발력, 실행력, 추진력, 지도력 등이 요구된다. 또한 성공적인 기획을 하기 위한 창의력, 독창성 등이 필요하며, 에너지 소모도 많은 직업이므로 강인한 체력도 유지해야 한다.

향후 10년간 행사기획자의 고용은 다소 증가하는 수준이 될 것으로 전망된다. 「중장기 인력수급 수정전망 2015~2025」(한국고용정보원, 2016)에 따르면, 행사기획자는 2015년 약 19.6천 명에서 2025년 약 24.1천 명으로 향후 10년간 4.5천 명(연평균 2.1%) 정도 증가할 것으로 전망된다. 행사기획과 밀접한 관련이 있는 국제회의의 경우 2015년에 개최된 세계국제회의 건수가 891건으로 미국에 이어 세계 2위를 차지(출처 : 국제협회연합, Union of International Association)하는 등 국내 마이스(MICE : Meeting, Incentive Tour, Convention, Exhibition)산업은 지속적인 성장을 해오고 있어서 향후 행사기획자의 고용증가에 긍정적인 영향을 미칠 것으로 전망되며 특히 국제회의기획자는 지속적인 수요증가가 예상된다. 더욱이 마이스산업이 전시, 행사뿐만 아니라 관광이나 문화관련산업까지도 연계되어 고부가가치를 양산한다는 인식이 확산되면서 최근 많은 지자체에서 컨벤션시설을 만들어 각종 행사나 회의를 유치하거나 관광과 연계하여 지역경제활성화를 위한 주요사업으로 진행하고 있기도 하다. 문화콘텐츠산업의 지속적 투자와 발전 및 서비스산업의 발전은 전시, 행사, 파티 등의 관련 산업과 연관이 있으므로 행사기획자의 수요증가를 가져올 수 있을 것으로 보인다. 기업차원에서도 경쟁력을 높이고, 차별화된 홍보전략을 펴기 위해 제품론칭쇼를 비롯한 다양한 행사와 이벤트를 활용하면서 행사기획전문업체에 의뢰하는 경우가 늘어날 것으로 보이며, 대규모 행사가 아니더라도 주요 고객을 타깃으로 하여 맞춤행사를 진행하는 업체가 늘어나고 있어서 다양한 규모와 성격의 행사나 전시가 활성화될 전망이다. 또한 소득수준의 향상, 여가생활의 확대 등으로 개인들의 이벤트 문화가 자리 잡으면서 소규모 파티를 중심으로 활동하는 파티플래너의 수요가 증가하는 요인이 될 것이다.  최근 기존의 오프라인 전시, 행사 외에 향후 사이버공간상에서 가상현실 등을 반영한 행사나 전시공간을 만드는 시장이 커지면서 관련 인력의 수요도 늘어날 것으로 보인다. 사이버전시관은 언제 어디에서든 이용할 수 있다는 장점과 함께 오프라인 전시장의 이용을 유도하는 목적으로도 활용될 수 있다. 향후에는 업체에서 경력을 쌓은 후 행사를 기획하고 컨설팅하는 1인기업, 프리랜서로 활동하는 사람도 늘어날 것으로 보인다.  

일반적으로 행사기획자가 전시목적, 내용, 주요 관객 등을 고려하여 기획하면 웹디자이너가 이를 사이버상에 구현하는 작업을 하므로 행사기획자도 그래픽툴에 대한 기본이해를 하고 있어야 하며 웹공간에서 이뤄지는 특성을 감안하여 기획할 수 있어야 한다. 한편, 한 번 구축하면 장기간 운영되는 박물관 등의 상설전시관과는 다르게 운영되는 각종 박람회나 판매를 위한 행사 등은 경기의 영향을 받아 경기불황이 지속될 경우 다소 위축되고, 이는 고용증가를 정체시키는 요인으로도 작용할 것으로 보인다. 통계청의 전국사업체조사에서 ‘전시 및 행사 대행업’ 사업체 수는 지속적으로 증가추세를 보이고 있는 반면, 종사자 수는 2012년 이후 감소추세임을 알 수 있다. 이는 비약적으로 늘어나는 업체 수에 비해 업체에서 인력채용에는 다소 소극적임을 보여주고 있기도 하다. 특히 홍보나 판촉을 의뢰하는 기업의 경기가 불황일 경우 이 분야의 비용삭감을 가져올 수 있어 기업이벤트를 주로 담당하는 행사기획자의 고용에는 다소 부정적 영향을 미칠 수 있다. 반면 국제회의나 행사는 상대적으로 국내경기의 영향을 덜 받기 때문에 지속적인 성장세를 보일 것으로 전망된다. 

그리고 행사기획자는 과거보다 각 분야에 대해 점차 세분화, 전문화되어가는 추세임과 동시에 본인이 기획하는 행사나 전시에 대해 마케팅, 홍보의 역할로까지 확대될 가능성이 있다. 전문업체에서는 각 분야의 전문가가 담당부서에서 일하고 있지만 점차 업무의 융복합이 가속되고 있으므로 행사나 전시기획과 설치운영 전반에 대한 이해가 필요하며 최근에는 SNS를 통해 행사 이전부터 고객들에게 홍보하고 소통하는 경우가 많기 때문에 변화하는 트렌드를 읽는 감각도 필요하다. 또한 행사기획자는 행사를 의뢰한 고객뿐만 아니라 영상, 그래픽, 디자인, 시공 및 철거 등 많은 업체나 담당자와 협업해야 하므로 원활한 의사소통을 할 수 있어야 하며 차별화된 행사기획을 통해 발주처와 관람객의 관심을 끌기 위해서는 다양한 방면에 관심과 흥미를 가질 필요가 있고 국제 행사나 전시기획을 위해 외국어능력을 갖추는 것도 경쟁력이 될 수 있다. 

▷관련 직업

회의기획자, 공연기획자, 파티플래너, 마케팅전문가, 홍보전문가

▷분류 코드

한국고용직업분류(KECO) : 0234 한국표준직업분류(KSCO) : 2735

▷관련 정보처

한국관광공사 (033)738-3000 kto.visitkorea.or.kr 

한국방송예술교육진흥원 (02)761-2776 www.kbatv.org 

한국방송광고진흥공사 광고교육원 (02)2144-0149 edu.kobaco.co.kr 

한국산업인력공단 국가자격시험 1644-8000 www.q-net.or.kr 

한국전시주최자협회 (02)567-5311 www.keoa.org 

한국MICE협회 (02)3476-8325 www.micekorea.or.kr

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